سیستم مدیریت آرشیو

سیستم مدیریت اسناد GDMSشرکت گام الکترونیک ابزاری مناسب برای دسترسی به منابع و اطلاعات آرشیوی در محیط LAN را برای سازمان‌های کوچک و بزرگ را مهیا می‌سازد و سازمان‌ها را به سمت بهینه‌سازی فرآیندها و حذف تدریجی آرشیو فیزیکی هدایت می‌کند. با نرم‌افزار خودکارسازی اداری آرشیو الکترونیک و سامانه گردش کارسازمانی در محیط وب نیز ارتباط مطلوبی برقرار می‌کند بااین‌وجود سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی هویت مستقل خود را حفظ کرده و امکان برقراری و تبادل اطلاعات با دیگر سامانه‌ها را نیز داراست. پیاده‌سازی این سامانه دستاوردهای بسیاری را شامل حال سازمان‌ها خواهد کرد که در ادامه به آنها اشاره خواهد شد. 

یکی از بخشه‌ای پرکاربرد سیستم آرشیو، درج اطلاعات اسناد در یک ساختار مناسب است. پس‌ازآن که مدیر سیستم برای نوعی از اسناد یک ساختار مناسب طراحی کرد، باید بر اساس آن ساختار یک فرم نیز برای ورود اطلاعات اسناد طراحی کند. ازآن‌پس کاربران دیگر می‌توانند اطلاعات آن نوع اسناد را در فرم وارد و در سیستم ذخیره کنند.

روی ساختارها می‌توان عملیات مختلفی مانند مشاهده فهرست اسناد، ویرایش، نمایش، حذف، دریافت فایل تعریف و ... انجام داد.

در هر ساختار تعدادی سند وجود دارد و هر سند تعدادی مشخصه دارد. برای یافتن سند یا سندهایی از یک ساختار که مشخصه‌های موردنظر را داشته باشد، از ابزار جستجو استفاده می‌شود. هنگام جستجو می‌توان هر تعداد از مشخصات یک سند را که موردنظر است انتخاب کرد و هر شرطی را میان آنان گذارد.

میز کار من جایی است که هر کاربر می‌تواند به سلیقه خود بخشی از قابلیت‌های مختلف سیستم را که بیشتر با آنها کار دارد یکجا گردآورده تا به‌سرعت به آنها دسترسی داشته باشد. دسترسی به هرکدام از قابلیت‌های سیستم از جای خود امکان‌پذیر است ولی هرکدام از آنها را که کاربر به میز کار من بیاورد، یک " لینک" به آن قابلیت است و او از طریق میز کار من به آن دست می‌یابد.

هر سندی را که موردنیاز باشد، می‌تواند با جستجو یافت. اما پیش می‌آید که یک کاربر، سندهایی را که به‌طور دائم نیاز داشته باشد. برای آن‌که این سندها را هر بار با جستجو به دست نیاورد، در سیستم آرشیو "پوشه‌ها" پیش‌بینی‌شده است تا سندها یا پرونده‌های موردنظر را در آن بگذارد. به‌این‌ترتیب پوشه‌ها نوعی بایگانی شخصی است.

پس‌ازآنکه یک ساختار و یا پرونده در سیستم آرشیو طراحی شد، برای ورود داده سندها و ویرایش آن و یا دیدن اسناد، باید برای آن ساختار یا پرونده فرم طراحی شود. فرم، قالبی برای ورود اطلاعات سندهای ساختار است. با ورود اطلاعات اسناد، یک جدول درست می‌شود و هر ردیف آن‌یک سند است. برای هر ساختار می‌تواند دو نوع فرم طراحی کرد. فرم ویرایش برای ورود اطلاعات مربوط به اسناد و ویرایش سندها است. فرم نمایش تنها برای دیدن اسناد است بدون آنکه بتوان آنها را تغییر داد. با جداسازی دو نوع فرم می‌تواند دسترسی به فرم ویرایش را محدود کرد اما فرم نمایش را در اختیار افراد بیشتری گذارد.

اصلی‌ترین قسمت سیستم آرشیو اسناد، طراحی ساختار است. با این کار، یک ساختار اطلاعاتی در پایگاه داده درست می‌شود تا بتوان اطلاعات مربوط به نوع معینی از سندهای یک سازمان را در آن ساختار سامان داد. بنابراین برای هر نوع سند، مانند نقشه فنی، محصول یک کارخانه و ... ساختاری مناسب با اطلاعات مربوط به آن سند باید تعریف شود. با واردکردن اطلاعات یک نوع سند خاص، یک جدول درست می‌شود و هر سطر از جدول مشخصات یک سند، مثلا از یکی از نقشه‌های فنی خواهد بود. ساختار توسط مدیر سیستم طراحی می‌شود و کاربران آرشیو از آنها برای مشاهده یا ورود اطلاعات اسناد استفاده خواهند کرد.